Quản lý dự án phần mềm là gì? Yêu cầu công việc ra sao, cần thực hiện thế nào để có hiệu quả tốt nhất? Đây có lẽ là câu hỏi được các doanh nghiệp phần mềm đặt ra và luôn đi tìm câu trả lời phù hợp cho từng giai đoạn phát triển của mình. Theo dõi ngay bài viết sau đây để hiểu chi tiết hơn về công việc này nhé.
Công việc của quản lý dự án phần mềm như thế nào?
Ở vị trí này, người đảm nhận công việc cần phải nắm rõ các nhiệm vụ và hạng mục mà mình sẽ cần thực hiện nhằm giúp cho doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Đầu tiên, người đảm nhận cần phải nắm rõ về công nghệ thông tin, hiểu về phần mềm công nghệ cao, có phương pháp tiếp cận hợp lý, kết hợp cùng những kỹ năng phần mềm và kinh nghiệm của bản thân để hoàn thành xuất sắc mục tiêu.
Vì tính chất công việc đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp nên những nhiệm vụ mà quản lý dự án phần mềm đảm nhận cũng đa dạng và đòi hỏi có tính chuyên môn cao hơn:
- Thực hiện tiếp nhận thông tin, xử lý dữ liệu, phân tích những yêu cầu về các giải pháp cải tiến hệ thống.
- Thiết lập ra mục tiêu chung của dự án và chịu trách nhiệm quản lý tất cả hoạt động từ lúc bắt đầu đến bước cuối cùng.
- Quản lý nguồn lực để phân bổ hợp lý nguồn tài nguyên cho dự án.
- Quản lý những thủ tục hành chính và hồ sơ bảo mật có liên quan
- Báo cáo kết quả hoạt động sau mỗi chu kỳ để kiểm soát, đo lường và đưa ra đánh giá hiệu quả làm việc. Từ đó làm cơ sở để báo cáo kết quả cuối cùng, nhiệm thu và thực hiện bàn giao cho khách hàng.
- Thiết lập và đào tạo đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp để có thể linh hoạt ứng biến với từng dự án khác nhau của doanh nghiệp.
Với những hạng mục trên, nhà quản lý dự án phần mềm không nhất thiết phải tự thực hiện hết mà có thể phân bổ cho nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, người quản lý vẫn cần có kế hoạch kiểm tra và giám sát chặt chẽ để công việc được hoàn thiện theo đúng mục tiêu đã đề ra ban đầu.
Quy trình để quản lý dự án phần mềm hiệu quả
Để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả chúng ta cần phải thực hiện theo một quy trình chuẩn xác. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và phát hiện những lỗ hổng để kịp thời chỉnh sửa nhằm hạn chế những thiệt hại quá lớn.
Đối với các dự án phần mềm, thời gian thực hiện sẽ có sự linh hoạt và đa dạng. Đi vào tính chất của mỗi dự án mà doanh nghiệp sẽ triển khai trong thời gian ngắn hay dài. Quy trình để quản lý dự án sẽ bao gồm những bước dưới đây:
Bắt đầu tiếp cận dự án
Sau khi đã tiếp nhận thông tin, những bộ phận liên quan sẽ tiến hành thảo luận và đưa ra mục tiêu tổng thể cho dự án và mục tiêu cụ thể với từng hạng mục công việc. Nhà quản lý sẽ cần phải phân bổ nhiệm vụ đồng đều cho từng bộ phận để dự án có thể đạt được kết quả tốt như mong muốn.
Lên kế hoạch triển khai dự án
Giai đoạn xây dựng kế hoạch cho dự án là rất quan trọng, vì đây là thời điểm nhà quản lý cần phải vận dụng các kỹ năng, kinh nghiệm của mình để thiết lập và điều chỉnh những mục tiêu cho phù hợp với từng giai đoạn. Bên cạnh đó, người quản trị cũng cần có những phương án thích hợp để có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.
Thực hiện triển khai dự án
Sau khi đã lên kế hoạch, đặt ra mục tiêu và phân bổ nguồn lực hợp lý, những bộ phận có liên quan sẽ bắt đầu công việc đã được hoạch định sẵn.
Trong suốt quá trình thực hiện, người quản lý cần phải theo dõi và giám sát thường xuyên, để có được những đánh giá trực quan nhất và kịp thời điều chỉnh những sự cố không may xảy ra. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần truyền thêm động lực cho các nhân viên để nâng cao hiệu quả công việc và hoàn thành đúng tiến độ dự án.
Nghiệm thu và bàn giao lại sản phẩm cho khách hàng
Bước cuối cùng của quy trình quản lý dự án phần mềm chính là công việc nghiệm thu và bàn giao sản phẩm cho khách hàng. Nhiệm vụ của công việc này là thực hiện rà soát lại các thông tin, số liệu thống kê theo từng giai đoạn, kiểm định chất lượng thực tế cuối cùng và thực hiện so sánh với mục tiêu ban đầu để xác định được mức độ hoàn thành.
Cuối cùng là lập báo cáo đánh giá kết quả, giao cho bộ phận bàn giao và chăm sóc khách hàng.
Mô hình để quản lý dự án phần mềm hiệu quả
Để quản lý dự án phần mềm hiệu quả thì cần có những phương pháp phù hợp nhất. Hiện nay, có rất nhiều mô hình quản lý dự án và mỗi phương pháp đều có những điểm mạnh riêng, nhưng mẫu chung cho tất cả chúng là mục tiêu giúp nhà quản lý dự án đạt được kết quả tốt nhất. Dưới đây sẽ là 4 phương pháp phổ biến trong quản lý dự án được sử dụng rộng rãi hiện nay.
Mô hình Agile
Mô hình Agile hoạt động theo phương thức phân chia dự án lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ và thực hiện lặp đi lặp lại trong khoảng thời gian ngắn đến khi nhiệm vụ đã được hoàn thiện. Mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp có thể chủ động hơn Trong quá trình điều chỉnh những công việc nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra.
Mô hình Agile hiện đang là phương pháp quản lý dự án phổ biến ở môi trường làm việc hiện đại và giúp hoàn thiện công việc có nhiều hạng mục phức tạp. Mô hình này sẽ chia nhỏ nhiệm vụ để nhà quản lý dễ kiểm soát, theo dõi và quản trị rủi ro trong từng khâu thực hiện. Từ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế được những tổn thất quá lớn đến kết quả cuối cùng của dự án.
Mô hình Scrum
Scrum được xem như một khuôn khổ trong phương pháp quản lý dự án phần mềm nhanh chóng và hiệu quả. Đây là một quy trình nhanh rất phổ biến trong việc phát triển phần mềm và phát triển sản phẩm. Nó cũng là khuôn khổ mà các nhà quản lý có thể dễ dàng áp dụng cho nhiều loại dự án. Đối với Scrum, sẽ bao gồm các giai đoạn kéo dài từ 2 đến 4 tuần.
Những nhóm sử dụng phương pháp quản lý dự án này sẽ được dẫn dắt bởi một 12 Master trong từng giai đoạn. Hiệu suất làm việc của nhóm sẽ được xem xét vào cuối mỗi giai đoạn và cho phép các nhóm thực hiện bất kỳ các thay đổi cần thiết nào trước khi tiến hành chạy nước rút tiếp theo.
Loại phương pháp quản lý này rất phù hợp với những nhóm coi trọng sự cải tiến liên tục vì nó sẽ cung cấp cấu trúc phản hồi và đánh giá tích cực vào cuối mỗi giai đoạn.
Mô hình DevOps
Mô hình DevOps là một cách tiếp cận kết hợp giữa việc phát triển phần mềm và công nghệ thông tin. Nó hướng đến những Vòng đời phát triển ngắn hơn với chất lượng phần mềm cao. Mô hình này cũng có nhiều nguyên tắc nhanh nhẹn khác.
DevOps ưu tiên phát triển và triển khai nhanh chóng cùng với việc đảm bảo chất lượng dự án. Sự hợp tác mạnh mẽ và liên tục giữa các bên liên quan sẽ rất được khuyến khích. Các nhà quản lý dự án yêu thích DevOps bởi vì những lợi ích như chu kỳ phát triển ngắn hạn, ổn định môi trường và làm giảm khuyết tật so với rất nhiều lợi ích khác.
Mô hình Waterfall
Ý tưởng của mô hình này trong quản lý dự án phần mềm là chia nhỏ tất cả những nhiệm vụ trong dự án thành các chuỗi tuyến tính. Từng giai đoạn sẽ phụ thuộc vào những sản phẩm được sản xuất trong giai đoạn trước đó. Phương pháp này giống như toán học là chỉ xây dựng trên bất kỳ điều gì được thực hiện trước đó. Tiếp theo, nó sẽ tiến triển qua các giai đoạn của dự án theo một hướng từ điểm bắt đầu nên phương pháp này được gọi là mô hình thác nước.
Với cách tiếp cận truyền thống này, từng giai đoạn của dự án sẽ được hoàn thiện trước khi giai đoạn tiếp được bắt đầu. Những giai đoạn điển hình của dự án là: Yêu cầu kỹ thuật → Phân tích → Giai đoạn thiết kế → Thực hiện dự án → Thử nghiệm dự án → Triển khai dự án → Bảo trì.
Tuy nhiên, phương pháp này sẽ trở nên phức tạp khi có lỗi xảy ra hoặc khi cần phải xem lại giai đoạn trước vì bản chất tuyến tính của nó. Vì vậy, phương pháp này chỉ được khuyến nghị cho những dự án có mục tiêu cuối cùng được xác định rõ ràng và không thay đổi.
Cách để quản lý một dự án phần mềm thành công
Để có thể quản lý dự án phần mềm một cách hiệu quả nhất thì nhà quản lý cần phải thực hiện những công việc sau:
- Cần loại bỏ công việc không phát triển ra khỏi nhóm của bạn để họ có thể tập trung và sản phẩm
- Tạo được động lực cho nhóm của mình bằng cách chia sẻ câu chuyện thành công của người khác
- Cần tránh bất cứ thay đổi nào với các nhiệm vụ sau khi được giao
- Cần phải cố gắng bán sắt kế hoạch cho đến khi nó cần được thay đổi
- Khuyến khích tổ chức bằng hình thức tự tổ chức
- Hợp lý hóa năng suất làm việc thông qua ủy quyền hiệu quả
- Tìm hiểu về nhóm của mình và xây dựng mối quan hệ
- Chia nhỏ kế hoạch và thực hiện phân công công việc cụ thể hàng ngày của từng giai đoạn
Công cụ để quản lý dự án phần mềm
Rủi ro và sự không chắc chắn sẽ tăng lên nhiều lần đối với quy mô của dự án dù khi dự án được triển khai theo phương pháp đã luận định trước đó. Vì vậy mà cần có một công cụ theo dõi và kiểm soát rủi ro cho những dự án phần mềm:
Biểu đồ Gantt
Đây là biểu đồ hỗ trợ quản lý dự án phần mềm do Henry Gantt (1977) nghĩ ra. Nó sẽ đại diện cho lịch trình của dự án với các khoảng thời gian. Đây là một biểu đồ thanh ngang với những thanh thể hiện các hoạt động và thời gian đã được lên lịch cho những hoạt động của dự án.
Sơ đồ Pert
Loại sơ đồ kỹ thuật này là một công cụ mô tả dự án dưới dạng sơ đồ mạng. Sơ đồ Pert có khả năng biểu diễn đồ họa những sự kiện chính của dự án theo cách song song, liên tiếp. Những sự kiện xảy ra nối tiếp nhau sẽ cho thấy sự phụ thuộc của sự kiện sau đó với sự kiện trước đó.
Các sự kiện sẽ được hiển thị dưới dạng những nút được đánh số. Chúng sẽ được kết nối với nhau bằng các mũi tên có nhãn mô tả trình tự những nhiệm vụ công việc trong dự án.
Kỹ năng cần có của công việc quản lý dự án phần mềm
Vì đây là lĩnh vực có nhiều điểm đặc thù và thiên về kiến thức chuyên môn nên nhà quản lý dự án phần mềm cần phải nắm rõ tất cả các thuật ngữ chuyên ngành để áp dụng hiệu quả và công việc của mình. Ngoài ra, nếu nhà quản lý có những kỹ năng dưới đây thì chắc chắn bạn có thể đảm nhận vị trí này một cách tốt hơn.
Kỹ năng kỷ luật
Nếu một nhà quản lý dự án không nắm rõ những kiến thức kỷ luật thì sẽ rất khó để có thể truyền tải thông tin cần thiết cho những bên liên quan. Thậm chí, bạn rất khó để mang lại những kiến thức hữu ích, có tính cải tiến để các đội nhóm phát triển tốt hơn. Điều này có thể dẫn đến sự tự ti trong quá trình giao tiếp giữa nhà quản lý với các bên liên quan và khiến hiệu quả công việc bị ảnh hưởng không nhỏ.
Kỹ năng lãnh đạo
Một nhà quản lý dự án phần mềm có kỹ năng lãnh đạo là người có thể vạch ra định hướng, mục tiêu và nhiệm vụ chính xác giúp cho doanh nghiệp phát triển vững mạnh. Họ sẽ là những người có tầm nhìn chiến lược, có khả năng truyền cảm hứng và tạo động lực để thúc đẩy đội nhóm phát huy nhiều hơn nữa khả năng của mình.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp tưởng như là điều cơ bản nhưng hầu hết chúng ta phải dành nhiều thời gian để có thể hình thành và cải thiện được. Để có thể đạt được kỹ năng giao tiếp hiệu quả, nhà quản lý dự án cần phải trải qua thời gian tìm hiểu và có chiến lược giao tiếp linh hoạt cho mỗi dự án khác nhau.
Giao tiếp hiệu quả sẽ giúp tạo thiện cảm ban đầu với đối tác để từ đó những quyết định kinh doanh về sau có thể dễ dàng hơn. Kỹ năng giao tiếp tốt ở đây chính là nhà quản lý cần biết cách lắng nghe và truyền tải thông điệp đúng thời điểm, đúng đối tượng.
Kỹ năng quản lý rủi ro
Đây là một kỹ năng rất cần thiết mà một nhà lãnh đạo nào cũng cần có để giúp cho doanh nghiệp hạn chế tối đa những tổn thất về nhân lực, tài chính,…Kỹ năng quản lý rủi ro không chỉ đơn giản là việc nhà quản lý nhận thức được những rủi ro mà còn cần phải đưa ra được chiến lược và phương án xử lý phù hợp.
Kỹ năng lên kế hoạch
Việc lập kế hoạch là bước đi quan trọng đầu tiên trong mỗi dự án. Đây chính là nền tảng để thực hiện và triển khai nhiệm vụ, đưa ra đánh giá hiệu quả công việc. Nếu một nhà quản trị không biết cách xây dựng kế hoạch chặt chẽ, linh hoạt, phù hợp với nguồn lực thì chắc chắn sẽ không đạt được những mục tiêu đề ra.
Quản lý dự án phần mềm là một vị trí rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Một nhà quản lý dự án tốt cần có đầy đủ tố chất của một nhà lãnh đạo và nắm rõ những kiến thức chuyên môn để có thể chèo là doanh nghiệp phát triển bền vững. Hy vọng bài viết trên của vieclamcntt.com sẽ đem đến cho bạn những thông tin hữu ích, giúp bạn có được hưởng đi và tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động quản lý dự án của mình.
